Porównanie programów do prowadzenia dokumentacji medycznej dla fizjoterapeuty

Wraz z nadchodzącym obowiązkiem prowadzenia dokumentacji pojawia się coraz więcej pytań a wraz z nimi główny problem: jaki program do prowadzenia dokumentacji medycznej wybrać? Specjalistyczny czy wystarczy dokument w Wordzie?

Tak naprawdę możemy prowadzić dokumentację w jakimkolwiek programie na komputerze. Nawet w paint. Ale musimy ją odpowiednio zabezpieczyć, robić kopie etc. Jest to sporo wysiłku dla osób, które się na zabezpieczeniach nie znają. No i trzeba ją przechowywać przez 20 lat.

Dlatego w mojej opinii korzystanie z programu ułatwia, a nie utrudnia życie. Tylko teraz trzeba ostrożnie wybrać z którym chcemy związać nasze losy i powierzyć cenne dane 😉

Aplikacja musi być dla nas użyteczna – ułatwiać a nie utrudniać nam pracę. Musi też bezpiecznie przechowywać nasze dane i być stabilna – nikt nie chce utracić dostępu do danych w trakcie wizyty.

Program należy wybrać pod swoje potrzeby – czy pracujemy wyłącznie ,,u siebie” czy też u kogoś (tutaj przydaje się kalendarz google). Bardzo ważna jest też umowa, którą podpisujemy – czy mamy jakieś zobowiązania, kto odpowiada za wycieki danych, czy jest możliwe przenoszenie bazy danych jeśli będziecie chcieli zmienić program. Warto też zwrócić uwagę czy jest gwarancja ceny.

PONIŻSZY ARTYKUŁ BĘDZIE PORÓWNYWAŁ NASTĘPUJĄCE PROGRAMY (porównanie przygotowano w maju 2020 r., obecnie funkcjonalności programów mogą się różnić, kilkniecie w odnośnik, przekieruje Cię do strony głównej aplikacji medycznej):

FINEZJO (KIF),

FIZJOREJESTRACJA (ACUSMED),

MEDFILE (BIOSTAT),

RSQ (RSQtechnologies)

SPIS TREŚCI:
1. Cena
2. Ustawienia i funkcje ogólne
3. Rozwiązania dla kwestii finansowych
3. Organizacja pracy, kalendarz, zapisy
4. Karta pacjenta
5. Inne

Porównanie dotyczy funkcjonalności dla jednoosobowych praktyk.
Testowałam programy na laptopie.

Z żadnego z tych programów nie korzystam na co dzień, więc mogłam je ocenić mniej więcej uczciwie. Starałam się być maksymalnie obiektywna. Niestety czasem było to niemożliwe – tam gdzie jest moja subiektywna ocena to zaznaczyłam to kursywą.
Starałam się też konsultować ten artykuł z osobami, które na co dzień posługują się danymi programami – dziękuję Wam ogromnie za pomoc!!

Jeśli jednak widzisz, że nie opisałam jakiejś funkcjonalności, która Tobie przypadła szczególnie do gustu bądź od czasu napisania tego artykułu (27 maja 2020) coś się zmieniło – koniecznie daj znać!

Zależy mi na jak największej rzetelności.

Puste pole oznacza, że nie wiem, bo nie znalazłam tej funkcjonalności i w miarę możliwości będę je uzupełniać.

1. ILE TO KOSZTUJE I DO KOGO JEST SKIEROWANE?

Tutaj nie ukrywam, że różnice w cenie utrudniały mi porównywanie programów. Niestety, ale nie byłam w stanie w dalszych częściach rozróżnić która płatna wersja ma określone funkcje.

	FINEZJO	FIZJOREJESTRACJA	MEDFILE	RSQ
Dla kogo:	Wyłącznie dla fizjoterapeutów (PWZFz)	Dla wszystkich	Dla wszystkich	Dla wszystkich
Wersja podstawowa	DARMOWA (opłacana ze składek)	Do końca lipca 2020 – za darmo. 39 zł	za darmo (75 wizyt na miesiąc)	Obecnie darmowa (ale przewidziana jest opłata 48 zł miesięcznie od lipca 2020)
Wersja rozszerzona		109 zł	83 zł – 124 zł
dodatki		40 zł za dodatkowego pracownika	39-49 zł za dodatkowego pracownika, płatne mogą też być dodatkowe SMSy

Tutaj widać, że wygrywa Finezjo, które opłacamy tak naprawdę ze składek. Fizjorejestracja jest obecnie za darmo ale ma być płatna od sierpnia. RSQ obecnie jest za darmo, ale ma być w cenie 48 zł miesięcznie (netto). Jak utworzycie konto to jeszcze przez miesiąc możecie testować za darmo 🙂

CENINIK FIZJOREJESTRACJI

CENNIK MEDFILE

CENNIK RSQ

Oceniam wyłącznie prowadzenie dokumentacji dla indywidualnej praktyki, ale w celach informacyjnych dodam który program ma możliwość prowadzenia grupowej i niewątpliwie w przyszłości postaram się stworzyć porównanie ich funkcjonalności.

	FINEZJO	FIZJOREJESTRACJA	MEDFILE	RSQ
Możliwość prowadzenia grupowej praktyki	Nie, ale będzie w przyszłości	Tak, za dodatkową opłatą za każdego pracownika (użytkownika)	Tak, za dodatkową opłatą	Tak
wspieranie rejestracji medycznej		tak	tak	tak

2. CO DOSTAJESZ – OGÓLNE FUNKCJONALNOŚCI

Wszystkie programy działają wyłącznie ONLINE i mają automatyczny zapis chroniący przed utratą danych.

Wszystkie posiadają kalendarze i karty zapisów pacjenta.
Wszystkie umożliwiają pobranie i druk dokumentacji.

Najbardziej zaawansowana (ale także skomplikowana) jest aplikacja MedFile. Warto tutaj zwrócić uwagę, że MedFile i RSQ wyszły naprzeciw w kwestii pandemii i udostępniają program do prowadzenia telefizjoterapii.

	FINEZJO	FIZJOREJESTRACJA	MEDFILE	RSQ
Gotowe wzory umów, zgód itd.	Tak, pełen zestaw	Nie ma w programie, są do znalezienia na forum na facebooku	Jest kilka, bardziej pod działalność lekarską	brak
Widget na stronę internetową	nie	tak	tak	nie
Aplikacja mobilna	Nie, ale jest  responsywna	Nie, ale jest responsywna	tak	tak
Możliwość bezpośredniego przesłania dokumentacji mailem	tak	tak		nie
Możliwość przenoszenia bazy danych			tak
Narzędzie do telemedycyny	Tylko możliwość umieszczenia informacji o udzielaniu takiej usługi	nie	Tak (płatna wersja)	Tak, darmowe narzędzie dla wszystkich użytkowników, wystarczy napisać maila, albo zgłosić się na messenger
Obsługa obcokrajowców	tak		tak	tak

3. ROZWIĄZANIA FINANSOWE

Tutaj zdecydowanie wygrało MedFile, które ma całe zaplecze do wystawiania faktur, sprzedaży towarów, prowadzenia magazynu czy robienia płatności online.

	FINEZJO	FIZJOREJESTRACJA	MEDFILE	RSQ
Wystawianie faktur z poziomu programu	Nie	Nie	Tak, płatna wersja	nie
Płatność za wizyty online	Nie	nie	tak	tak
Drukarka fiskalna	nie	nie	tak	nie

4. ORGANIZACJA PRACY, KALENDARZ I ZAPISY

Przy kalendarzu wygrała moim zdaniem Fizjorejestracja. Jest w mojej opinii najbardziej czytelny. Jednak nie posiada integracji z kalendarzem google co akurat dla mnie byłoby ważne (jeśli pracuje się w paru miejscach i w każdym używa się innego programu to google spaja wszystkie te miejsca umożliwiając szybkie zauważenie zmian).

	FINEZJO	FIZJOREJESTRACJA	MEDFILE	RSQ
Widok kalendarza	Tygodniowy, dzienny	Miesięczny, tygodniowy, dzienny	Miesięczny, tygodniowy, dzienny	Tygodniowy, dzienny (irytujący)
Możliwość zapisów online	Tak, przez znajdzfizjoterapeute.pl	Tak, przez znajdzgabinet i widget	Tak, własna strona www na portalu medfile	nie
Powiadomienie pacjenta SMS	Tak, nielimitowane	Tak, nielimitowane	Tak, darmowa wersja (10 SMSów), płatna wersja (100 SMSów)	Tak, 50 za darmo 0,10 zł za każdy kolejny
Powiadomienie pacjenta email	nie	tak	tak	tak
Integracja z kalendarzem google	Tak	Nie	tak	nie
Oznaczenia nieobecności	nie	tak	nie	nie
Możliwość samodzielnego ustawiania treści SMS i email z powiadomieniami	nie	tak	tak	nie
Łatwość w szukaniu wolnych terminów	nie	Tak, kolor kropek w kalendarzu	nie	Nie, brak możliwości przewijania widoku
Współpraca z innymi stronami	Znajdzfizjoterapeute.pl	Znajdzgabinet.pl	Znanylekarz (płatne)
Automatyczny grafik	Nie	Tak	tak	tak
Generowanie raportów	tak	nie	tak	??
Wizyty powtarzalne		nie	tak	tak
Wizyty grupowe	nie	nie	tak	nie
Prowadzenie kilku wizyt jednocześnie	Tak, system informuje, że wizyty się nakładają, ale na to pozwala	Tak, system informuje o nakładaniu się wizyt	nie	tak

5. KARTA PACJENTA

Wszystkie programy mają dosyć mocno rozbudowaną kartę pacjenta. Ciężko jest ocenić je obiektywnie ponieważ znacząco się różnią.

Wszystkie programy mają możliwość wpisywania ICD i ICF.
Wszystkie posiadają wynikającą z przepisów konieczność rejestrowania każdej zmiany.
We wszystkich da się dodać załączniki.

MedFile wyróżniło się tutaj paroma funkcjami – rysunkowy diagram sylwetki pacjenta czy czarna lista pacjentów na pewno jest czymś co przydaje się w naszej pracy.

Za to Finezjo zdecydowanie wygrało w pomocy fizjoterapeutom – posiada gotową bazę testów i ćwiczeń a to bardzo ułatwia pracę.

	FINEZJO	FIZJOREJESTRACJA	MEDFILE	RSQ
Czytelne oznaczenia pól, szybkość wypełniania przy pierwszym użyciu	Na początku może przytłaczać ilość i wielkość pól do wypełniania. Jednak wbrew plotkom nie są one wszystkie obowiązkowe 😉	Tak naprawdę do szybkiego korzystania z tego programu najpierw trzeba poświęcić sporo czasu i ustalić listę pól predefiniowanych.	Tutaj dałabym mu drugie miejsce chociaż widać, że jest to program bardziej skierowany do lekarzy niż fizjoterapeutów. Za to jest to niewątpliwie atutem w placówkach, gdzie Ci specjaliście ze sobą współpracują.	W mojej opinii wygrał tą kategorię – pola były czytelnie oznaczone, można zaznaczać i wypełniać tylko wybrane przez siebie
Elektroniczny formularz dla pacjenta	nie	nie	tak	nie
Tworzenie ,,czarnej listy” pacjentów	nie	nie	tak	nie
Predefiniowanie pól / tworzenie szablonów	tylko testów i ćwiczeń	tak	tak	tak
Baza testów	Tak, duża baza gotowych testów (opis, zdjęcia) plus możliwość tworzenia własnych	Nie, można stworzyć własną	nie	Nie, ale jest skala VAS i parę innych rzeczy
Wpisywanie retestów	Tak, ale dla mnie nieczytelne	nie	nie	tak
Możliwość scalania kart pacjenta	nie	nie	tak	nie
Możliwość dodawania własnych pól	nie	tak	tak	nie
Możliwość usunięcia karty pacjenta	Nie, możliwość archiwizacji (pacjent nam ,,znika” z widoku ale można go przywrócić)	nie, archiwizacja	nie	nie
Obrazowy diagram sylwetki pacjenta na którym można zaznaczać dolegliwości	Tak, możliwość rysowania, zaznaczania i opisywania	nie	Tak z możliwością zaznaczania, rysowania i opisywania	Tak, ale wyłącznie zaznaczanie części ciała
Możliwość przejrzenia historii zmian	nie, ale ma być	tak	tak	tak
Baza porad i ćwiczeń	Tak, baza gotowych ćwiczeń (to czy okażą się przydatne zależy od formy pracy) plus możliwość dodania własnych	Możliwość tworzenia własnej bazy	nie	Nie, możliwość tworzenia własnej

5. INNE – OBSŁUGA, KONTAKT Z POMOCĄ, SPOŁECZNOŚĆ, DODATKI

To jest dosyć ciekawy punkt, bo każdy z twórców przygotował pewne ,,gratisy” dla użytkowników swojego programu 🙂

	FINEZJO	FIZJOREJESTRACJA	MEDFILE	RSQ
CIEKAWE FUNKCJONALNOŚCI I DODATKI	Tutaj ciężko coś napisać, bo Izba oferuje wszystko co ma dla osób z PWZFz – czyli webinary, pomoc prawną, własny magazyn i wieeele innych	Darmowe kursy online dla użytkowników	Narzędzie do telemedycyny. Możliwość szybkiego stworzenia mini strony www na potrzeby gabinetu	Narzędzie do telemedycyny
Wsparcie i kontakt z obsługą	Odpisują na maila, stworzyli grupę na facebooku, są też obecni na największych grupach na FB odpowiadają na pytania	Silne wsparcie obsługi klienta, zarówno mailowe jak i telefoniczne. Silna grupa na facebooku. Starają się też udzielać porad prawnych i na temat prowadzenie działalności gospodarczej	Silne wsparcie obsługi klienta, dzwonią pytając się czy wszystko w porządku	Silne wsparcie obsługi klienta
Blokada sesji (w celach bezpieczeństwa)	nie	nie	tak	tak

Czego we wszystkich programach mi zabrakło?

– usprawnienia wywiadu. We wszystkich programach obecnie prowadzenie wywiadu według ich proponowanych szablonów byłoby mocno czasochłonne. Albo wymaga wcześniejszego przygotowania i predefiniowania pól albo jest zbyt sztywne i nie koniecznie będzie pasować do specjalizacji jaką ma dany fizjoterapeuta. Jednak mam pełną świadomość, że zrobienie idealnej karty będzie bardzo trudne 🙂
Tutaj my, fizjoterapeuci musimy się jednak pogodzić z tym, że będzie trochę wprowadzania tekstu.

Bardzo nie podobało mi się także to jak potraktowane zostały czerwone flagi. Żaden program w mojej opinii nie zrobił tego dobrze.

MOJE KRÓTKIE I SUBIEKTYWNE PODSUMOWANIE KAŻDEGO Z PROGRAMÓW

Idealnym programem byłoby połączenie dla mnie wszystkich czterech:
– karta pacjenta z RSQ i Finezjo
– kalendarz z Fizjorejestracji
– finanse i niektóre smaczki z MedFile

1. FINEZJO

Program przygotowany przez Krajową Izbę Fizjoterapeutów. Dla niektórych jest to powód, żeby mu ufać bardziej, dla innych wręcz przeciwnie. Ja uważam, że jest to powód, żeby ufać, bo Izba jednak bierze udział w tworzeniu i interpretacji przepisów, które musi spełniać dokumentacja.

Niewątpliwie największą zaletą jest to, że program jest za darmo dla członków Izby, którzy prowadzą jednoosobową praktykę. W przygotowaniu są też wersje dla innych rodzajów działalności.

Dla mnie osobiście jest wystarczająco przejrzysty chociaż kiedy mierzyłam czas wypełniania to nie był zadowalający. Trzeba się trochę poprzewijać i nauczyć które rubryki są które. Nie podobał mi się też wygląd kalendarza – zakres godzin od północy i trzeba przewijać? Ból dla oczu.

Zauważyłam na forum, że ludzie zgłaszali, że wypełnia się bardzo długo kartę pacjenta – w sumie nic dziwnego, bo autorzy programu nie oznaczyli które rubryki są obowiązkowe a które nie.

Mam trochę obawy, że zgodnie z tym co Izba dotychczas robi to program może stać się programem w którym ludzie będą działać dla prawa a nie prawo dla ludzi, więc może być mało elastyczny. Jednak czy tak się stanie – czas pokaże 🙂

2. FIZJOREJESTRACJA

Nie ukrywam, że wobec Fizjorejestracji miałam wysokie oczekiwania, podsycane reklamą na forach. Jak sobie przejrzycie facebookowe fora to Fizjorejestracja polecana jest wszędzie i ma mocne wsparcie swojej społeczności.

Niestety dosyć mocno się zawiodłam. Karta pacjenta jest minimalistyczna, ale mimo to nieczytelna. Po zaznaczeniu czerwonej flagi tekst z wywiadu zaczął mi się dodawać przy każdej wizycie przez co myślałam, że otwieram starą wizytę. Przy rubrykach niebieskie kropki – nie wiadomo co one oznaczają, rubryki poprzesuwane – nie wiem co się tam dzieje. Powiadomienia u góry są irytujące a w ustawieniach zmiany trzeba zapisywać po dwa razy.

Za to naprawdę fajną rzeczą jest u nich kalendarz, który ma dobry format oraz za pomocą koloru kropek pokazuje od razu czy w danym terminie są jeszcze wolne miejsca. To jest naprawdę świetny pomysł!

Niestety program wygląda na niedokończony i dopiero w trakcie tworzenia.

Biorąc pod uwagę cenę na pewno nie byłby dla mnie to program pierwszego wyboru.

Dodatkowo niepokój budzi we mnie parę spraw związanych z prawem: użytkownicy programu dopiero po jakimś czasie użytkowania otrzymują umowy do podpisania. Co się dzieje pod względem prawnym w czasie między rejestracją a podpisaniem umowy – nie wiem.

3. MEDFILE

Program był naprawdę ciężki do porównania z innymi dlatego, że widać, że jest skierowany głównie do lekarzy i jest najbardziej rozbudowany. Jednak postarali się, stworzyli kartę badania typowo dla fizjoterapeutów a nawet dosyć fajny, interaktywny diagram.

Przy jednoosobowej działalności nie byłby to program, który bym wybrała. Ale  w sytuacji pracy w klinice w której pracują także lekarze byłby to dobry program do rozważenia.

4. RSQ

Program typowo skierowany do fizjoterapeutów. Ujął mnie swoją kartą pacjenta z diagramem oraz miejscem na masę ciała, wzrost pacjenta czy dominujące kończyny (tego brakowało mi w innych programach!). Poza tym dosyć szybko i przyjemnie wypełniało mi się karty wizyty. To co na pewno bym zmieniła – to widok kalendarza (ale dostałam informację, że mocno pracują nad jego poprawą).

Program umożliwia też pracę grupową i ma nawet do tego specjalnie dedykowany program 🙂

Masz jakieś uwagi? Widzisz błąd? Koniecznie daj znać!
/ Maja Janota