Dokumentacja medyczna – czy jest konieczna?

Rozpoczynając swoją działalność fizjoterapeutyczną, dla swojego komfortu pracy i dobra pacjentów, postanowiłem przetestować parę programów umożliwiających prowadzenie dokumentacji medycznej. Po wejściu Ustawy o zawodzie fizjoterapeuty jesteśmy wprost zobowiązani do prowadzenia takiej dokumentacji.

Teoretycznie wydaje się to dość proste można w końcu prowadzić dokumentację w formie papierowej. Są jednak dwa aspekty, o których musimy pamiętać:

1. jesteśmy zobowiązani do zabezpieczenia dokumentacji medycznej i przechowywania jej przez 20 lat
2. coraz częściej mówi się o planach obligatoryjnego tworzenia dokumentacji w formie elektronicznej

Medfile jest programem, który najbardziej spełnił moje oczekiwania. Poniżej postaram się opisać jego mocne strony oraz najważniejsze niedociągnięcia. Będę odnosił się do wersji płatnej, a w końcowym akapicie wymienię różnice między płatnym a bezpłatnym korzystaniem z programu.

[SLGF id=2608]

Wiarygodność

Na stronie firmy można przeczytać, że działa ona już od 15 lat, wydaje się więc partnerem rzetelnym. W regulaminie widnieje informacja o tym, że w przypadku rozwiązania umowy, firma ma obowiązek przesłać nam całą dokumentację na płytach CD. Nie ma więc obawy o utratę dokumentacji i złamanie przepisów prawa dotyczących jej 20-letniego przechowywania. Z obsługą Medfile można nawiązać szybki i miły kontakt, a najważniejsze osoby tworzące projekt są wymienione z imienia i nazwiska. Moim zdaniem to ważne detale, które wyróżniają tę aplikację na tle innych. Program deklaruje zgodność z RODO i przepisami dotyczącymi dokumentacji medycznej.

Funkcjonalność

Przede wszystkim należy zaznaczyć, że program jak na razie w pełni można obsługiwać poprzez przeglądarkę internetową. Wersja mobilna aplikacji, która istnieje służy bardziej jako planowanie wizyt i kalendarz.

Najważniejszą możliwością programu jest dla mnie tworzenie własnych formularzy badania. Własne formularze badania są dla fizjoterapeuty w zasadzie niezbędne, jeśli chce się prowadzić wyłącznie dokumentację elektroniczną. Znacząco skracają one czas badania, standaryzują je oraz zmniejsza szansę na popełnienie błędu. Dla mniej wymagających użytkowników w tej kwestii, istnieje domyślna karta fizjoterapeuty, która została przedstawiona na poniższej grafice. Prócz takiej karty wizyty, aplikacja pozwala tworzyć dodatkowe formularze. Trochę szkoda, że nie ma zbioru takich dodatkowych formularzy już wytworzonych i trzeba je samemu budować.

Program posiada kody ICF i ICD-10. To znaczy po wpisaniu początku wyrażenia lub kawałka kodu, wyświetla się lista dostępnych kodów z ich znaczeniem.

Aplikacja zapewnia możliwość rejestracji pacjentów, załączania dokumentacji, wystawiania rachunków. Pacjenci mogą również zarejestrować się poprzez wizytówkę internetową gabinetu z domeną medfile. Poniżej chciałem Wam zaprezentować, jak to może wyglądać (strona stworzona bardzo szybko, ze względu na to, że nie korzystam z tej funkcji).

Przy rejestracji pacjentów istnieje opcja wizyt powtarzalnych, może być to przydatne dla większych placówek, gdzie pacjenci przychodzą seriami, lub u pacjentów, którzy wymagają systematycznych wizyt fizjoterapeuty. Medfile pozwala na dodawanie użytkowników oraz edycji dokumentacji przez kilku fizjoterapeutów, co może sprawdzić się właśnie w przychodniach i grupowych praktykach. Medfile jest również zintegrowany z eWUŚ czy platformami Narodowego Funduszu Zdrowia.

Coraz częściej fizjoterapeuci chwalą sobie możliwość wysyłania przypomnień SMS-wych, ponieważ zmniejsza to liczbę odwołanych wizyt lub innych niekomfortowych sytuacji. Medfile zapewnia na starcie 100 SMS-ów. Po ich wykorzystaniu, można dokupić dodatkowy pakiet wiadomości tekstowych. Treść SMS-a możemy ustalić dowolnie sami.

Projekt wciąż się rozwija. W przyszłości dostępny będzie elektroniczny podpis, a niedawno wprowadzono możliwość dodania terapii grupowej. Szykuje się również uzupełnienie dokumentacji o “testy” dla fizjoterapeutów, być może więc pojawią się jakieś dostępne bez praw autorskich najważniejsze testy jak choćby test Up and Go.

Wersja mobilna

Wersja androidowa aplikacji niestety nie spełnia moich oczekiwań. Na smartfonach mamy do dyspozycji jedynie kalendarz wizyt, który daje możliwość dodania, zmiany i przeglądania wizyt oraz kartotekę pacjentów. Ta druga funkcja nieraz mi się przydała, dzięki możliwości szybkiego sprawdzenia adresu pacjenta. Medfile deklaruje pracę nad zwiększeniem funkcjonalności aplikacji telefonicznej.

Koszt

Cena programu to 99 zł brutto miesięcznie. Przy rocznej współpracy za płatność z góry można otrzymać zniżkę i kupić program za 990 zł brutto.
Często na stronie pojawia się komunikat o aktualnej promocji: https://www.medfile.pl/cennik

Czym różni się wersja płatna od bezpłatnej?

W wersji bezpłatnej możemy wykonać maksymalnie 75 wizyt miesięcznie. Możemy włączyć usługę powiadomień SMS, ale nie ma pakietu startowego wiadomości (100 szt.).  Tracimy możliwość tworzenia własnych formularzy. Jest jeszcze kilka funkcji wyłączonych, jednak dla fizjoterapeutów, którzy rozpoczynają swoją prywatną praktykę program darmowy powinien spełnić oczekiwania. Również sprawdzi się wśród grupy fizjoterapeutów, którzy praktykę prywatną traktują jako dodatek do pracy w większej placówce. W wersji bezpłatnej mamy więc: aplikację mobilną, rejestrację pacjentów, stronę internetową, kalendarz czy przedstawioną wyżej domyślną kartę fizjoterapeuty.

Poniżej chciałbym zaprezentować Wam stworzone przeze mnie dwie karty wizyty (na pierwszą i kolejną wizytę). W zależności od specyfiki pacjenta karty te mogą się znacząco różnić.

Podsumowanie

Program z czystym sumieniem mogę zarekomendować fizjoterapeutom prowadzącym jednoosobową działalność oraz małym prywatnym placówkom. Moim zdaniem koszt aplikacji jest trafiony jak na tak wiele możliwości. Nie mówiąc o tym, że wersja bezpłatna będzie odpowiednia pewnie nawet dla większości fizjoterapeutów, którzy zainteresują się dokumentacją elektroniczną. Niestety nie jestem w stanie przetestować tego jak program sprawdzi się w dużej placówce z większym kontraktem na NFZ. Jeżeli używasz Medfile w większej placówce, daj znać jak się sprawdza.